Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Was ist bei Prüfungen in SAP zu beachten?

Frank Fäth ist Experte für Datenqualitätsmanagement bei der ISO-Gruppe. In diesem Interview beantwortet er die Frage, was SAP-Anwendungsunternehmen bei der Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beachten müssen.

Herr Fäth, zum 01. Januar 2020 ist die EU-Mehrwertsteuerreform in Kraft getreten. Was bedeutet das für Unternehmen innerhalb und außerhalb der Europäischen Union?

Frank Fäth: Es bedeutet mehr Aufwand für die Unternehmen. Sie müssen prüfen, ob der Firmenname und die Anschrift ihrer Kunden im System gespeichert sind und ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) übereinstimmt. Die gesetzliche Änderung wurde beschlossen, da Unternehmen die Möglichkeit zum Steuerbetrug hatten, wenn sie ihre Waren über mehrere EU-Länder verkauften und anschließend dem eigenen Staat sagten: „Gib mir bitte die Mehrwertsteuer zurück“. Wenn ich zum Beispiel mein Produkt nach Italien verkauft habe, dasselbe Produkt von Italien nach Frankreich und von Frankreich dann wieder zurück an mich in Deutschland verkauft wurde – und ich es erneut nach Italien verkaufte, dann erhielt ich einmal zusätzlich die Mehrwertsteuer zurück. Fuhr man dieses Karussell noch einmal, hat man die Steuer sogar nochmals erhalten – das war also Betrug. Um dies zu verhindern, führte die Europäische Union eine Schnittstelle ein, über die man seine eigene USt-ID und die des Kunden in Italien angeben muss. So bekommt die Schnittstelle mit, dass über diese beiden USt-IDs bestimmte Waren verkauft werden und dass dort keine Mehrwertsteuer bezahlt wurde.

Es geht am Ende also darum, den Warenfluss innerhalb der EU zu prüfen und Lücken im Steuerrecht zu schließen. Die Regelungen hat die EU zum 01. Januar 2020 mit den sogenannten Quick Fixes verschärft. Anfangs war noch nicht klar, in welchem Turnus man diese Prüfungen durchführt, ob einmal im Monat oder jede Woche. Dann aber hat die EU entschieden, dass geprüft wird, sobald eine Warenbewegung stattfindet.

 

Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: EU und Großbritannien

Es sind also der komplette EU-Binnenmarkt und alle Branchen betroffen. Zielen diese Regelungen auch auf Unternehmen außerhalb der EU ab, die mit Unternehmen innerhalb der Union handeln?

Frank Fäth: Nein, Unternehmen außerhalb der EU betrifft dies nicht, da diese keine Mehrwertsteuer zurückerhalten. Auch innerhalb der jeweiligen Staatsgrenzen fällt keine USt-ID-Prüfung an, wenn zum Beispiel zwei Unternehmen innerhalb Deutschlands miteinander handeln.

Wie sieht es mit Großbritannien aus? Die Briten sind aus der EU ausgetreten, haben aber ein Handelsabkommen mit der Union abgeschlossen.

Frank Fäth: Großbritannien ist außen vor, da es nicht mehr Teil der EU ist und das Abkommen hier nicht greift. Einzig Nordirland ist weiterhin dabei.

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Die Automatisierung der USt-ID-Prüfung

Ist die USt-ID-Prüfung ein manueller Prozess oder lässt sich dieser auch automatisieren?

Frank Fäth: Die Automatisierung ist sogar ein Muss! Seit Jahren fordert das Finanzamt von den Unternehmen, unter Androhung von Strafe, korrekte Daten zu liefern. Das Unternehmen, welches man in der Datenbank pflegt, und dessen USt-ID müssen übereinstimmen.

Und das kann man nicht manuell prüfen? Die EU bietet doch eine öffentlich einsehbare Liste aller Unternehmen und deren USt-ID kostenlos an. Hat man jetzt nur dieselben zwei, drei internationalen Geschäftspartner, wäre der manuelle Aufwand doch vertretbar, oder?

Frank Fäth: Es gibt hier zwei Ebenen. Ebene Nummer eins: Als Unternehmer ist man dazu verpflichtet, seine USt-ID richtig zu pflegen. Die USt-ID-Prüfung bezüglich der Mehrwertsteuer, die bereits seit 2010 rechtlich verbindlich ist, ist die zweite Ebene. Hier werden nicht die Unternehmen selbst, sondern deren Warenbewegung geprüft. Die Finanzämter wollen genau wissen, welches Unternehmen an welchem Tag welche spezifische Ware an welchen Kunden verkauft hat. Die Schnittstelle speichert die USt-ID des Unternehmens, die seines Kunden und die ID seiner Warensendung.

Das Finanzamt möchte dann wissen, ob die Waren ins EU-Ausland an Firmen verkauft wurde, deren USt-ID gültig ist. Hier fordert das Amt die Belege vom Unternehmen ein, ob das Unternehmen dies auch geprüft hat. Das Unternehmen muss dann lückenlos vorweisen können, dass es zum Beispiel am 06.12.2021 mit der eigenen USt-ID DE123 mit dem italienischen Unternehmen mit der USt-ID IT123 für 60.000 Euro gehandelt hat. Das Finanzamt verlangt dann die ID der Warensendung. Der Prüfer schaut in seinem System nach, ob das Unternehmen den Handel zum genannten Zeitpunkt mit den entsprechenden Nummern eingetragen hat. Prüft das Finanzamt, ob die Daten korrekt gepflegt sind, hat das mit dem Verkaufsvorgang bei der Schnittstelle nichts zu tun.

Wird also für jeden Warenvorgang eine neue ID angelegt?

Frank Fäth: Richtig, wobei noch strittig ist, ob man, wenn man einem Kunden beispielsweise fünfmal pro Tag etwas liefert, auch fünfmal prüfen muss, oder ob nicht eine Prüfung reicht. Die Herausforderung für den Prozess ist jedoch nicht die Frequenz der Prüfung, sondern die jeweiligen EU-Mitgliedsstaaten und deren spezifische Anforderungen. Die EU hat zwar festgelegt, dass es ausreicht, allein die USt-ID zu prüfen. Firmendaten wie der Unternehmensname und die Adresse sind aber laut EU-Recht nicht prüfungspflichtig. Hat das Unternehmen in Italien steuerliche Schulden, kann die EU die USt-ID des Käufers sperren und das Unternehmen muss Mehrwertsteuer zahlen. Jetzt aber kommen Deutschland und Österreich ins Spiel. Diese beiden Länder kochen gern ihr eigenes Süppchen. Deutschland sagte, die EU-Gesetze reichen nicht aus. Es muss auch der Name des Unternehmens mit der USt-ID übereinstimmen, was die Schnittstelle nun zusätzlich zu prüfen hat. Österreich fordert dazu, dass man sich für die österreichische Schnittstelle als Unternehmen auch noch anmeldet und seine Unternehmensdaten hinterlegt haben muss.

Generell werden die Schnittstellen-Prozesse schwierig, wenn Niederlassungen mit Unternehmen im EU-Ausland Handel treiben. Bei den Finanzämtern, welche die Schnittstellen mit Daten befüllen, sind die Adressdaten der Niederlassungen nicht hinterlegt. Firmen in Deutschland, die in das EU-Ausland Ware liefern, haben dann ein Problem, wenn die Lieferadresse mit der fiskalischen Adresse nicht übereinstimmt, da das deutsche Finanzamt die Anschrift, also Name und Adresse, prüft.

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USt-ID Software: Lösungen für SAP

Das heißt im Klartext, die EU hat eine Mindesthürde gesetzt, die genommen werden muss. Einige EU-Mitgliedsstaaten setzten die Latte jedoch noch ein paar Stufen höher und fordern mehr. Wie kann eine moderne USt-ID-Prüfung in Verbindung mit SAP die Unternehmen hier unterstützen?

Frank Fäth: Die Prüf-Software erkennt bei der Warenbewegung den Auftraggeber und weiß über den Buchungskreis, welches Unternehmen gerade etwas verkauft. Die Software ruft dann die jeweilige Schnittstelle auf: Handelt es sich um ein deutsches Unternehmen, ruft es die deutsche Schnittstelle auf. Ist es ein französisches, nutzt es die EU-Schnittstelle. Verkauft man etwas von Österreich nach Deutschland, wird entsprechend die österreichische Schnittstelle genutzt. Eine moderne USt-ID-Software wie die Marlin UST-ID Prüfung der ISO-Gruppe bietet jedoch mehr, zum Beispiel unterschiedliche Rollen. Bestellt ein Unternehmen mit Sitz in Österreich Waren und liegt die Rechnungsadresse des Unternehmens beispielsweise in einem afrikanischen Land, gilt das Unternehmen in Österreich als „Auftraggeber“ und „Rechnungsempfänger“. Der „Empfänger“ der Ware aber sitzt in Marokko. Hier bieten wir die Möglichkeit des CPD, oder „Konto pro Divers“, für einmalige Handelsbeziehungen an. Bei Einmalkäufen lohnt es sich für Unternehmen nicht, die Stammdaten vollständig anzulegen. Hier können die Daten händisch gepflegt und von der Software geprüft werden.

Die Lösung Marlin USt-ID Prüfung der ISO-Gruppe, kurz MUP, ist vollständig in SAP integriert. Für welche Unternehmen eignet sie sich?

Frank Fäth: SAP ist in Europa und insbesondere im DACH-Raum weit verbreitet. Bei größeren Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 500 Millionen Euro ist SAP der Platzhirsch. Technisch gesehen ist SAP als Warenwirtschaftssystem seinen Konkurrenten überlegen. Darüber hinaus ist es eine verlässliche Software aus Deutschland, die seit 30, 40 Jahren Bestand hat. Die Verbreitung ist so groß, dass es relativ leicht ist, Mitarbeiter mit Erfahrung in SAP zu finden. Daher vertrauen zahlreiche Unternehmen aus der DACH-Region auf SAP.

Unsere Lösung Marlin USt-ID Prüfung ist bereits seit 2010 bei hunderten unserer Kunden im Einsatz und harmoniert mit SAP derart gut, dass wir die wenigen systemischen Schwachpunkte der gesetzlichen USt-ID-Prüfung ausgleichen. Dies sind beispielsweise unterschiedliche Schreibweisen, zum Beispiel bedingt durch Sonderzeichen wie sie etwa in der türkischen Sprache vorkommen. Der Algorithmus vergleicht die Daten und unsere Software erkennt Schreibfehler oder typische Abweichungen und akzeptiert dann den angebotenen Datensatz. Würde hingegen der Stammsatz als falsch bewertet werden, muss der Kunde die volle Mehrwertsteuer zahlen – was selbstverständlich nicht wünschenswert ist. Sollte der Abgleich nicht sofort funktionieren, durchlaufen die Datensätze mehrere Prüfprozesse. Erst wenn dieser wiederholt fehlgeschlagen ist, bekommt ein Anwender diese zur manuellen Kontrolle.

Um derartige händische Aufgaben möglichst zu vermeiden, bieten wir ergänzend eine Adressvalidierung und Content-Anreicherung an. Fehler wie falsch geschriebene Straßennamen oder Orte sind so von vornherein ausgeschlossen und der automatisierte Prüfvorgang wird so beschleunigt.

Herr Fäth, vielen Dank für dieses Gespräch.

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