Umsatzsteuer-ID in SAP Systemen prüfen
Die Marlin UST-ID Prüfung (MUP) ermöglicht Unternehmen die automatische Überprüfung der Umsatzsteuer-IDs ihrer Geschäftspartner in SAP. Dies erfolgt in Echtzeit bei Stammdatenänderungen und FI-Bewegungsdaten. Zusätzlich bietet Marlin Funktionen wie Whitelisting, Transliterationsmodul und Integration in SAP MDG.
SAP UST-ID Prüfung mit der Marlin Suite
Mit der Marlin UST-ID Prüfung (MUP) kontrollieren Sie die Umsatzsteuer-ID-Nummern Ihrer Geschäftspartner direkt bei der Anlage oder Änderung eines Debitors in Ihrem SAP-System. Alle relevanten Daten werden zur qualifizierten Prüfung herangezogen, ob ein jeweils ausländisches Unternehmen über eine gültige UST-ID verfügt und die mitgeteilten Angaben zu Firmenname, Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den registrierten Daten in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates übereinstimmen.
Ihre Anforderungen
Unsere Lösung
Das liefernde Unternehmen ist gemäß § 6a Abs. 4 UStG verpflichtet, die Angaben des Abnehmers mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ zu prüfen. Wir helfen Ihnen, Ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Empfängers zu überprüfen.
Unser SAP zertifiziertes, integriertes Add-on aus der Data Quality Produktreihe Marlin prüft innerhalb SAP auf die Richtigkeit der UST-ID.
Marlin UST-ID Prüfung für SAP bietet die Möglichkeit, die Schnittstellen der Finanzhäuser anzubinden – in SAP ERP gleichermaßen wie in S4/HANA. Derzeit sind das Bundeszentralamt für Steuern (DE), das Bundesministerium für Finanzen (AT) und die EU-Kommission (VIES) angebunden und werden via Webservices aufgerufen.
Wie funktioniert die Marlin UST-ID Prüfung?
Alle relevanten Daten werden zur qualifizierten Prüfung herangezogen, ob ein jeweils ausländisches Unternehmen über eine gültige UST-ID verfügt und die mitgeteilten Angaben zu Firmenname, Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den registrierten Daten in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates übereinstimmen.
Automatische Prüfung Ihrer Stammdaten – immer und überall
Unsere Lösung ermöglicht die automatische Onlineprüfung der Umsatzsteuer-ID in Echtzeit – direkt bei der Stammdatenanlage, -änderung oder in relevanten SD-Bewegungsdaten. Das Ergebnis wird sofort in einem Pop-up angezeigt, sodass Anwender umgehend reagieren können. Jede Prüfung wird revisionssicher in eigenen Tabellen gespeichert, um maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Monitore für transparente Prüfungen:
- Ein Monitor zeigt alle erfolgreich verlaufenen Prüfungen.
- Ein zweiter Monitor listet fehlerhafte Prüfungen auf und ermöglicht direktes Navigieren zwischen Datensätzen, um Korrekturen an der USt-ID (bei qualifizierten Prüfungen ggf. auch an Name und Adresse) vorzunehmen.
Flexible Prüfungsoptionen:
Über eigene Transaktionen können Sie individuelle Geschäftspartner prüfen oder Massendatenprüfungen durchführen. Zusätzlich lassen sich alle weiteren USt-IDs eines Debitors oder Kreditors flexibel per Einzel-, Massen- oder Dialogprüfung verifizieren.
Diese überarbeitete Version betont den Nutzen und die Flexibilität der Lösung in einer prägnanteren und übersichtlicheren Weise.
Die Marlin UST-ID Prüfung für SAP ist in unserer Produktlösung Marlin Data Governance Prozess oder auch in das SAP MDG integrierbar.
Welche zusätzlichen Funktionen bietet die Marlin UST-ID Prüfung?
Whitelist
Stammsätze, deren Prüfung auf die Gültigkeit der UST-ID negativ ausfällt, können unter Angabe von festgelegten Gründen übersteuert werden. Die Gründe werden gemeinsam mit dem Fachbereich abgestimmt.
Der Whitelist-Grund steuert, wie lange (begrenzt, unbegrenzt, bis Änderung) die Kombination aus Debitorenstammsatz und UST-ID auf der Whitelist verbleibt. Ein Grund für das Whitelisting könnte beispielsweise eine unterschiedliche Schreibweise sein, derer sich der Anwender sicher (unbegrenzter Whitelist-Grund) ist.
Transliterationsmodul
Das Transliterationsmodul sorgt für eine erfolgreiche Prüfung der UST-ID trotz unterschiedlicher Zeichensätze zwischen den Prüfschnittstellen und dem verwendeten SAP System.
Wird ein Stammsatz in Latin angelegt, dessen Information die zu prüfende Schnittstelle mit anderen Zeichensätzen hinterlegt hat, kann die Prüfung der UST-ID beispielsweise den Namen oder auch die Adresse (relevant für die deutsche und österreichische Schnittstelle) nicht erfolgreich vergleichen. Mit Hilfe des zusätzlichen integrierten Transliterationsmoduls können die Informationen der Schnittstelle in Latin konvertiert werden, sodass ein Vergleich für den Anwender möglich ist und ein White-Listening durchgeführt werden kann.
Diese und einige weitere Funktionen sind über das produkteigene Customizing aktivierbar. Im Debitorenstammsatz können z.B. automatische Auftrags-, Liefer- und Faktura-Sperren erfolgen. Ebenso erkennt das System über den Buchungskreis oder User, welches Unternehmen von Ihnen einen Stammsatz abfragt.
Welche Erweiterungen und Integrationen gibt es?
Zur UST-ID Prüfung gibt es zusätzlich zwei ergänzende Lösungen
Das Add-On Adressvalidierung korrigiert und ergänzt die eingegebene Adresse.
Das Add-On Contentanreicherung überprüft, ob ein Unternehmen existiert und reichert es mit Informationen wie etwa der richtigen UST-ID an.
Häufig gestellte Fragen zur Marlin Ust-ID-Prüfung
Die Marlin Ust-ID Prüfung ist ein zertifiziertes SAP-Add-on, das automatisch die Gültigkeit und Richtigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (Ust-IDs) von Geschäftspartnern prüft – direkt innerhalb des SAP-Systems (ERP oder S/4HANA oder RISE).
Die Prüfung ist wichtig, um gesetzliche Anforderungen (z. B. im Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Lieferungen innerhalb der EU) zu erfüllen und um sicherzustellen, dass man bei einem Geschäftspartner eine gültige Ust-ID verwendet – was steuerlich relevant ist.
Die Marlin Ust-ID Prüfung lässt sich sowohl in SAP ERP ECC6 als auch in SAP S/4HANA und SAP RISE integrieren.
Die Lösung ruft Web-Services der zuständigen Behörden (z. B. BZSt in Deutschland, FinanzOnline in Österreich, VIES) auf und vergleicht dort die eingegebenen Stammdaten. Die europäische Schnittstell prüft, ob die Ust-ID genutzt werden darf, die österreichische prüft, ob die Ust.-ID mit dem Namen übereinstimmt und die deutsche Schnittstelle prüft den Namen mit Adresse und Ust-ID auf Richtigkeit. inklusive Name, Straße und Ort – mit den offiziellen Daten.
Die Prüfung kann in Echtzeit bei Stammdatenanlage oder -änderung durchgeführt werden sowie bei relevanten Finanz- oder SD-Bewegungsdaten.
Ja, es gibt Funktionen für Massendatenprüfungen mit Monitoring, um große Datenbestände effizient zu prüfen.
Nicht gültige Ust-IDs können unter definierten Gründen auf eine Whitelist gesetzt werden – z. B. wenn unterschiedliche Schreibweisen bekannt und akzeptiert sind.
Es sorgt dafür, dass Adress- und Namensdaten aus anderen Zeichensätzen korrekt in das Prüfsystem übersetzt werden, was die Erfolgsquote der Prüfungen verbessert.
Die Prüfung lässt sich z. B. in SAP Master Data Governance (MDG) integrieren und mit anderen Marlin-Tools wie Adressvalidierung kombinieren.
Ergebnisse erscheinen sofort (z. B. als Pop-up) und werden zusätzlich revisionssicher protokolliert.
Ja, es gibt Monitoren zur Anzeige von erfolgreichen wie auch fehlgeschlagenen Prüfungen sowie direkten Navigationsmöglichkeiten zu den betreffenden Datensätzen.
Das Add-on wird über SAP-Transporte implementiert – eine zusätzliche Hardware ist nicht notwendig.
Ja – die Lösung ist SAP-zertifiziert, d. h. die Integration und Funktionalität entsprechen den SAP-Standards.
Ja – es hilft Unternehmen, ihrer Pflicht zur korrekten Prüfung von Ust-IDs nach § 6a Abs. 4 UstG nachzukommen und Risiken wie Steuernachzahlungen zu reduzieren.
Ja – z. B. automatisches Sperren von Geschäftsprozessen bei negativer Prüfung ist konfigurierbar.
Ja – über einen Webservice oder BAPI kann die Prüfung von externen Systemen aufgerufen werden.
Ja – über die EU-Schnittstelle können für bestimmte Länder die Adressen zur Ust.-ID abgerufen werden. Diese können dann mit dem Stammsatz abgeglichen und übernommen werden.
Marlin Ust-ID Prüfung kann an allen Stellen prüfen an denen Adressen entstehen können z.B.: auch bei Einmalkunden, abweichenden Warenempfänger. Da die Schnittstellen der Länder teilweise überlastet und nicht erreichbar sind merkt sich Marlin Ust.-ID Prüfung positive Prüfungen und nutzt diese bevor eine weitere Abfrage an die Schnittstelle erfolgt. Dadurch werden Aufrufe reduziert.
Frank Fäth
60594 Frankfurt a. M.
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